Kunden & Medien

Achten Sie darauf, Ihre Kundendateien und -datenbanken zu aktualisieren, um rechtzeitig zum Besuch der Messe einzuladen, auf der Sie ausstellen.

Beginnen Sie wenigstens drei Monate vor Messebeginn damit, indem Sie Listen mit den Einzuladenden erstellen und diese klassifizieren (zum Beispiel VIP-Kunden, Stammkunden oder potenzielle Kunden). Verschicken Sie die ersten Vorankündigungen und weisen Sie darauf hin, dass Sie zu einer bestimmten Zeit vor Ort sein werden.

Spätestens zu diesem Zeitpunkt sollten Sie sich auch um das Informationsmaterial kümmern, dass Sie Ihren Kunden und Interessenten auf der Messe mitgeben wollen.

Verfassen Sie für Medienvertreter eine sachliche Darstellung Ihrer Neuheiten und verzichten Sie dabei auf die üblichen Marketing-Phrasen. Überlegen Sie auch hier, wem Sie welche Informationen zukommen lassen. Während die Fachpresse eher an technischen Neuheiten interessiert ist, gehen Tageszeitungen mehr auf wirtschaftliche Daten und Ihre Endverbraucher ein.

Die Kernaussage Ihrer Botschaft sollte bereits in der Überschrift stehen, die wesentlichen Fragen werden im Pressetext beantwortet (Halten Sie sich dabei an die bekannten W-Fragen).

Etwa vier Wochen vor Messebeginn verschicken Sie Ihre persönlichen Einladungen mit  allen Informationen, die der Kunde benötigt, um Sie rasch und einfach auf der Messe zu finden (Hallenplan, Öffnungszeiten, Liste Ihres Standteams, eventuell Stadtplan für Ortsunkundige). Für Ihre VIP-Kunden können Sie – wenn Ihr Budget es erlaubt – auch einen Abholdienst vom Bahnhof oder Flughafen bzw. eine Zimmerreservierung anbieten.

Etwa vierzehn Tage vor Messebeginn ist es Zeit, telefonisch nachzufragen und Besuchstermine zu vereinbaren. Legen Sie die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten genau fest. Wer ist der zuständige Ansprechpartner bzw. sein Stellvertreter?

Auch wenn es banal klingt: Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter ihre Termine und Vereinbarungen auf der Messe unbedingt einhalten!

 

Hinweis:
Wenn Sie es schaffen, etwa ein Drittel der verfügbaren Gesprächszeit mit Bestandskunden oder Interessenten Ihres Unternehmens zu verplanen, dürfen Sie sicher sein, dass Ihr Messeauftritt kein Misserfolg wird.