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Zuletzt aktualisiert am 30. März 2023 von Frank Schmidt

Auf dieser Seite finden Sie eine Auswahl nützlicher Checklisten, die Ihnen bei Ihrem ersten Messeauftritt helfen können. In der Regel erhalten Sie aber vom Messeveranstalter detaillierte Checklisten, die Ihnen das Vorbereiten erleichtern. Unseren ausführlichen Messeratgeber mit vielen weiteren Information, finden Sie als PDF hier.

Messeplanung

Frühzeitige und detaillierte Planung sind ausschlaggebend für einen erfolgreichen Messeauftritt. Einige Punkte lassen sich schon sehr früh festlegen, andere jedoch erst relativ kurzfristig. Im nachfolgenden einige wichtige Punkte, zeitlich gegliedert.

Bis zwölf Monate vor Messebeginn

☐  Interne Koordination in die Wege leiten

☐  Messeziele festlegen

☐  Produkte / Dienstleistungen für Messebeginn prüfen

☐  Verantwortlichen für die Messe ernennen

☐  Kostenerwartung evaluieren

Bis neun Monate vor Messebeginn

Ausstellungsbedingungen bzw. -unterlagen anfordern

Standgröße und Bestückung definieren (z.B. ThekeRoll Up etc.)

Anmeldung/Zuteilung für die Messe bearbeiten

Entsprechende Exponate für den Stand auswählen

Messestand planen

Bis sechs Monate vor Messebeginn

☐  Messebaufirma auswählen

   Außenwerbung bzw. Werbegeschenke gestalten

   Messekatalog-Eintrag in Auftrag geben

   Begleitende Werbemaßnahmen festlegen

   Externe Mitarbeiter anheuern

Bis drei Monate vor Messebeginn

   Kataloge, Prospekte, Flyer etc. in Auftrag geben

   Kommunikationsleitungen / Strom / Wasser anfordern

   Einladungen an Kunden verschicken

   Erstes Briefing des Standteams abhalten

   Presse- und Medienarbeit erledigen

Messebeginn

   Arbeit der Messebaufirma abnehmen

   Besucherbefragungen durchführen

   Erfolgskontrollen durchführen

   Mitbewerber beobachten

Messeende

   Abbau und Rücktransport überwachen

   Analysieren, wieviel Prozent der Ziele erreicht wurden

   Messeberichte und Kundenkontakte nachbearbeiten

   ROI feststellen

   Abschlussbericht/Dokumentation verfassen

Messeziel

Klar definierte Messeziele sind das A und O einer guten Messevorbereitung, je klarer formuliert desto schneller und effizienter die Planung. Im nachfolgenden einige mögliche Zielsetzungen.

Gründe für die Messebeteiligung

   Neue Märkte kennenlernen bzw. erschließen

   Konkurrenzfähigkeit überprüfen

   Kooperationen anbahnen

   Entwicklungstrends erkennen

   Wettbewerber kennenlernen

Kommunikation

   Anzahl der Kontakte ausbauen

   Neue Kundengruppen kennenlernen

   Bekanntheit bei den Zielgruppen steigern

   Pflege der bestehenden Kontakte

Preise und Konditionen

   Mit überzeugenden Serviceleistungen auftreten

   Spielräume bei Preisen ausloten

Distribution

   Verkaufserfolg anstreben

   Vertriebsnetz ausbauen

Produkte / Leistungen

   Neue Produkte bzw. Leistungen vorstellen

   Weiterentwicklungen von Produkten vorstellen

   Akzeptanz eines Produkts / einer Leistung testen

Messestand

Die optimale Präsentation von Messeständen orientiert sich an dem Ziel, das man für die Messe anstrebt. Daher ist es wichtig, darauf zu achten, den Messeauftritt einheitlich zu gestalten.

Angebot

   Produkte / Leistungen präsentieren

   Spezielle Neuheiten vorstellen

   Informationen, Werbegeschenke und Give-Aways verteilen

Botschaft

   Know-How des Unternehmens zeigen

   Exklusivität bzw. Qualität der Produkte / Leistungen vorstellen

   Image des Unternehmens / der Marke verbessern

Standkonzept

   Standgröße entscheiden

   Standtyp aussuchen (z.B. eine oder mehrere Messewände?)

   Stand-Infrastruktur (Elektronik, Wasser, etc.) planen

   Passendes Mobiliar (z.B. Messetheken) beschaffen

   Standauf- und abbau organisieren

Platzierung

   Hallenlage und -größe berücksichtigen

   Branchenumfeld einbeziehen

   Besucherlenkung in der Halle prüfen

Standgestaltung

   Neuheiten in den Vordergrund stellen

   Anziehungspunkte schaffen / auf  wesentliches beschränken

   Stand schon aus der Entfernung gut sichtbar machen

   Optik mit der CI des Unternehmens schaffen

   Mobiliar und Inventar an den Stand anpassen

Atkionen

   Produktpräsentationen bzw. Videos erstellen

   Wettbewerbe bzw. Verlosungen vorbereiten

   Gespräche mit Talkmaster / Show-Einlagen vorbereiten