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Soziale medien sind heutzutage ein Teil der ganzheitlichen Messekommunikation
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Ganzheitliche Messekommunikation

« Wie Messeprofis Botschaften wirkungsvoll verbreiten »

„Stell Dir vor, es ist Messe und niemand geht hin!“ Nur wer das Event weit vor dem Aufstellen von Werbedisplays und Messemöbeln ausreichend kommuniziert, wird sich auch über einen interessierten Besucherstrom freuen dürfen. Das gilt nicht nur für die Veranstalter der Messe, sondern auch für die teilnehmenden Aussteller. Ein Fachevent ist Chance und Meetingpoint einer Branche, um Hersteller, Kunden, Presse, Mitbewerber und alle, die interessiert sind, zusammenzubringen und damit die beste Plattform für erfolgversprechende Gespräche. Daher sollte man das Potenzial nicht ungenutzt lassen und durch eine ansprechende Vorbereitung im Bereich der Messekommunikation auf die bevorstehende eigene Beteiligung an einem Event aufmerksam machen.

Messekommunikation ist eine lohnende Investition

Für die Kundengewinnung, die Festigung bestehender Geschäftsbeziehungen, eine Vielzahl von Kontaktmöglichkeiten und eine Fülle inspirierender Momente ist der eigene Messestand die ideale Basis. Die Messeveranstaltung ist eine große Chance, stellt den Unternehmer allerdings gleichzeitig vor große Herausforderungen. Wer sein Augenmerk rechtzeitig auf die ganzheitliche Messeplanung legt, wird für sein großes Engagement und den finanziellen Aufwand sicherlich belohnt werden. Die erforderlichen Ressourcen an Planungsarbeit und Kapital mögen zunächst abschreckend wirken, zahlen sich aber nach Ende der Veranstaltung aus. Das Herzstück des Erfolgs ist dabei die Messekommunikation vor, während und nach der Messe.

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Der Weg ist das Ziel?

Was als allgemeingültige Lebensweisheit Bestand hat, ist im Bereich der Messeplanung nicht die beste Idee. Ohne eine klar definierte Zielsetzung wird eine positive Image- und Bestandspflege ebenso schwierig sein wie die Generierung neuer Leads.

Nur wer im Vorfeld festlegt, welche Ziele er erreichen möchte, welches Publikum er ansprechen möchte und welche Strategie die beste zur Neukundenakquise ist, kann eine erfolgversprechende Messekommunikation entwickeln.

Ein stimmiges Konzept ist die Voraussetzung, um eine intensive Begegnung mit dem gewünschten Zielpublikum zu erreichen. Und bereits hier stellt sich die erste große Frage. Wen möchte ich eigentlich ansprechen? Welche Zielgruppe muss ich erreichen? In der Regel setzt sich die zu bestimmende Zielgruppe aus bestehenden Kunden, inaktiven Kunden oder neu zu gewinnenden Kunden zusammen. Auch Dienstleister, Partner und Presse sollte man nicht vernachlässigen und mit einer gut vorbereiteten Messekommunikation den Grundstein zum Erfolg legen.

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Gute Planung beginnt mit einem Konzept für Messekommunikation

Wer glaubt, die Hauptarbeit für den Messeauftritt konzentriert sich auf die wenigen Tage auf dem Messestand, der irrt. Das Marketing stellt den Aussteller vor große Aufgaben. Ein wesentlicher Teil der Vorbereitung sollte der Messekommunikation gewidmet sein. Mit einer von Anfang an klar definierten Content Strategie wird sich der hohe organisatorische Aufwand durch regen Besucher-Zustrom bezahlt machen. Sobald die Entscheidung für eine Messebeteiligung gefallen ist, sollte ein Konzept erarbeitet werden, dass die Ziele für die Messe genau festlegt. Die frühzeitige Einbindung der eigenen Mitarbeiter in das bevorstehende Projekt ist dabei mehr als nur eine Empfehlung. Die interne Kommunikation nimmt einen sehr hohen Stellenwert bei der Messeplanung ein. Liegt die Image- und Bestandskundenpflege im Fokus oder dient das Event der Kundengewinnung? Unter welchem Motto steht die Messe und wann und wo findet sie statt?

Dies alles sind Punkte, die bereits früh kommuniziert werden sollten, damit eine nahtlose Zusammenarbeit gewährleistet ist. Sind alle Mitarbeiter ins Boot geholt, gilt es, Partner und Dienstleister zu informieren. Im nächsten Schritt sollte man seine Aufmerksamkeit auf Kunden, Interessenten und die Medien lenken. Um eine möglichst große Streuung zu erreichen, darf man sich nicht nur auf konventionelle Strategien, wie zum Beispiel Einladungen per Post, verlassen. Vielfältige Möglichkeiten bieten Social-Media-Kanäle oder ein Flyer als Beilage in versendeten Paketen. Es versteht sich von selbst, dass für ein zielführendes Marketing auch die eigene Website unverzichtbar ist. Regelmäßige Updates über den Fortschritt der Messeplanung wecken die Neugier und stimmen auf das bevorstehende Event ein. Der Termin und die Location der Messe sollten stets in die Postings eingebunden werden.

Junge Leute bei der Vorbereitung einer ganzheitlichen Messekommunikation
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Wie sieht die perfekte Einladung aus?

Die Kanäle für erfolgreiche Messekommunikation sind vielfältig. Um den Messeauftritt frühzeitig anzukündigen und Kunden und andere Interessenten auf das bevorstehende Ereignis aufmerksam zu machen, stehen das klassische Postmailing, E-Mails, Social Media Kanäle, Flyer, Prospekte, die eigene Website, die offizielle Messeseite und der Kontakt zur Presse zur Verfügung. Eine möglichst breit gestreute Werbung ist dabei der optimale Multiplikator.

Ein erstes Mailing, das über den Messeauftritt informiert dient dabei als Instrument, den Termin als ein „Save the Date“ in den Köpfen der Adressaten zu manifestieren. Logisch miteinander verknüpfte Inhalte der nachfolgenden Mailings sorgen dafür, dass das Interesse nicht abflacht. Wichtig ist, mit jedem Mailing neue Informationen preiszugeben. Eine Wiederholung von Inhalten führt dazu, dass Mitteilungen nicht mehr gelesen werden. Eine vielversprechende Strategie ist es, kostenlose Messetickets anzubieten. Ein wertvoller Tipp: Man kann zum Beispiel Messepakete mit begleitendem Material an die potenziellen Messebesucher und darüber hinaus an all diejenigen versenden, denen eine Teilnahme nicht möglich ist.

Flyer in der Herstellung als Teil einer ganzheitlichen Messekommunikation
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Bei der Gestaltung der Messeeinladung sollte man darauf achten, dass sich Inhalt und Design vom Wettbewerb abheben. Eine Kernaussage, ein Motto oder ein eingängiger Slogan sind die Eintrittskarte in die Köpfe der zukünftigen Messebesucher. Um der eigenen Werbung zum Erfolg zu verhelfen, sollten alle eingesetzten Materialien von der Einladung bis hin zu Give-aways die für das Unternehmen signifikante Corporate Identity spiegeln.

Messebesucher ansprechen – sympathisch, kompetent und dezent

Geschultes Personal ist im wahrsten Sinn des Wortes Gold wert. Messebesucher ansprechen zu können, ohne dabei aufdringlich zu wirken, ist gar nicht so leicht. Am besten gelingt das mit einer offenen Körperhaltung, der Suche nach Blickkontakt und einem freundlichen Auftreten. Mit ausgelegten Flyern, auf Infotafeln oder Infoboards kann sich der Messebesucher einen ersten Eindruck über das Angebot verschaffen. Der ideale Einstieg für ein nachfolgendes persönliches Gespräch. Allerdings sollte man potenziellen Interessenten ausreichend Zeit einräumen und nicht sofort die Kontaktaufnahme suchen. Digital Signage bietet darüber hinaus vielfältige Möglichkeiten zu einer ersten nonverbalen Kommunikation, an die sich vielversprechende Verkaufsgespräche anschließen können.

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Wie man Erfolge langfristig sichert

Um den reichhaltigen Schatz gewonnener Kontakte dauerhaft nutzen zu können, sollte die Messekommunikation nach dem Event nicht vernachlässigt werden. Das Lead Management erfordert Pflege. Es empfiehlt sich, neu gewonnene Kontakte nicht zu früh, aber auch nicht zu spät nachzufassen. Statt einer persönlichen Kontaktaufnahme erweisen sich unaufdringliche Mails, die auch in Form eines Dankschreibens oder einer Umfrage gestaltet sein können, häufig als wesentlich sinnvoller.

Erfolgreiches Marketing basiert nicht zuletzt auf der Auswertung gewonnener Daten. Sowohl positive als auch negative Erfahrungen dienen der Optimierung zukünftiger Messeauftritte. Übrigens: Erfolgreiches Marketing fordert, nie zu vergessen, dass nach dem Event vor dem Event ist.