Zuletzt aktualisiert am 16. Mai 2023 von Julian Jablonski
« Investitionen für den Messeauftritt optimal planen »
Bevor mit der konkreten Planung des Messeauftritts begonnen wird, ist im Vorfeld die genaue Zielsetzung für das Event abzuklären. Nur, wenn Sie von Anfang an Ihre Messeziele definieren, ist es möglich, den bestmöglichen Auftritt hinzulegen.
Erfolgreiche Messepräsenz durch konkrete Zielsetzungen
Messeziele zu definieren ist ein zentrales Element der Messevorbereitung und hat Auswirkungen auf den gesamten Messeauftritt eines Unternehmens. Konkrete Ziele schaffen klare Verhältnisse für alle beteiligten Personen von der genauen Planung des Messestandes über die in den Messebau involvierten Mitarbeiter bis zur tatsächlichen Durchführung der Veranstaltung. Die akkurate Zielsetzung gewährleistet eine einheitliche Sichtweise und zeigt allen Mitarbeitern den richtigen Weg zum gemeinsamen Erfolg. Für eine Beteiligung an einer Messe gibt es zahlreiche Möglichkeiten der Zielsetzung. Im Regelfall leiten sich diese Ziele aus den übergeordneten Kommunikations- und Marketingzielen eines Unternehmens ab. Daraus resultiert bereits die erste grundlegende Entscheidung über eine Teilnahme an einem Event und der Prozess endet bei der Nachbearbeitung. In der Praxis kommt es oft zu Überschneidungen und Überlagerungen von Veranstaltungszielen. Wenn Sie die Zielsetzung jedoch klar festlegen, dient sie als systematische Richtschnur und bietet in allen Phasen Orientierung.
Messeziele definieren und richtig planen
Während der Messeplanung werden in einem ersten Schritt mögliche Messeziele ausgewählt und im Anschluss nach ihrer Wichtigkeit priorisiert. In einem nächsten Schritt erfolgt die Maßnahmenerarbeitung, die notwendig ist, um jedes einzelne Ziel umzusetzen und zu erreichen. Diese Maßnahmenplanung hat einen entscheidenden Einfluss auf den gesamten Messebau und muss bereits bei der Konzeption des Messestandes berücksichtigt werden. Der Einsatz der richtigen Materialien und Werbeträger wie Roll-Up Banner oder verschiedene Displaysysteme leitet sich direkt von den Messezielen ab und ist ein wichtiger Entscheidungsfaktor beim Messebau. Um die definierten Ziele einer Messe auch zu erreichen, ist es wichtig, die Anforderungen nicht zu hoch zu stecken. Mehr Ziele bedeuten nicht automatisch einen größeren Erfolg!
Qualitative vs. quantitative Zielsetzung
Grundsätzlich lassen sich qualitative und quantitative Messeziele definieren. Letztere können durch das direkte Messen bestimmter Voraussetzung dargelegt und nach dem Ende der Messe genau auf ihren Erfolg überprüft werden. Typische Beispiele dafür sind die Anzahl der Besucher am Messestand, die Anzahl der Kontakte mit Neukunden und Bestandskunden, die durchschnittliche Verweildauer von Besuchern, der erzielte Umsatz, die Anzahl der verteilten Werbemittel und die Teilnehmeranzahl an Gewinnspielen. In den Bereich der qualitativen Zielsetzung fallen alle Ziele, die sich an die externe und interne Wahrnehmung und Aufmerksamkeit der Messepräsentation richten. Der Zielerreichungsgrad ist dabei nicht durch konkrete Fakten überprüfbar. Die Steigerung des Bekanntheitsgrades, das wahrgenommene Ambiente am Stand, die Präsentation von Produktneuheiten oder eine genaue Konkurrenzbeobachtung sind Beispiele für diese Messeziele.
Messeziele definieren – aber richtig!
Auch die Zielformulierung ist ausschlaggebend für den Erfolg. Messeziele sollen keine Hürde darstellen, sondern für alle beteiligten Personen, von der Planung bis zum Standpersonal, einen attraktiven Anreiz darstellen. Aus diesem Grund sollte darauf geachtet werden, eine positive Grundeinstellung zu vermitteln und die Mitarbeiter zu motivieren. Um nach dem Ende der Messe die im Vorfeld festgelegten Erfolgskriterien überprüfen zu können, sollten auch bei qualitativen Zielen Kriterien für den Erfolg definiert werden. Ein Messeziel darf niemals eine unüberwindbare Hürde darstellen.
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Das Umsetzen von Zielanforderungen beim Messestand
Durch gezielte Maßnahmen in der Phase der Messevorbereitung kann das Erreichen von Messezielen unterstützt und gesteuert werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, bereits beim Messebau die Ziele gesamtheitlich zu definieren und in das Standkonzept einfließen zu lassen. Nur so ist es möglich, die Investition in das Messematerial und den gesamten Messebau richtig zu tätigen. Nicht jedes Messematerial eignet sich im gleichen Maße zur Erfüllung von konkreten Zielvorgaben. So kann das Messeziel “Verteilung einer bestimmten Anzahl von Broschüren” durch den Einsatz von Werbeaufstellern und Prospektständern unterstützt werden. Um Produkte in den Fokus zu stellen und den Umsatz am Messestand zu steigern, sind hingegen Displays ein wirksames Mittel. Vor allem Displaysysteme und Werbebanner kommen beim Messebau häufig zum Einsatz. Durch ihre flexiblen Möglichkeiten in der grafischen Gestaltung sind sie ein erfolgreiches Kommunikationsmittel auf Veranstaltungen jeder Art und können speziell auf die Zielsetzung zugeschnitten werden. Noch effektiver werden die Werbeträger, wenn Sie diese mit Ihrem Logo und Ihrer Botschaft möglichst individuell bedrucken und die Displaysysteme in kreativen Formen anfertigen lassen. Stimmen Sie alle Werbemittel auf Ihre Corporate Identity ab. So ist ein möglichst individueller Auftritt sicher.
Die richtigen Ressourcen immer an Ort und Stelle
Das Bereitstellen von Ressourcen zur Zieldefinition während der Messevorbereitung hilft dabei, am Ende das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Nur durch ein klares Bild von Beginn an ist es möglich, bereits den Messebau auf die Zielsetzung abzustimmen und die richtigen Investitionen für die Beschaffung von Displays, Werbebanner und andere Messematerialien zu tätigen. Das Ergebnis des Messestands ist stets ein gelungenes Gesamtkonzept aus Vorbereitung, Messebau und Definition von einzelnen Messezielen, das durch ein gemeinsames Überziel geleitet und in die richtige Richtung geführt wird. Daher sollten Sie bei kommenden Events nicht einfach draufloslegen, sondern genauestens definieren, was Sie erreichen möchten. Dezidierte Planung von A bis Z ist das A und O.
