Messebau

Für viele von uns sind Messen heute selbstverständlich geworden. Messen sind in aller Munde, wenn es darum geht, Innovationen und neue Entwicklungen einem breiten Publikum zu präsentieren. Viele Produkte werden bei sensationellen Shows in großem Rahmen vorgestellt, um ihnen gebührende Aufmerksamkeit zu verschaffen.

Geschichte von Messen

Der Ursprung von Messen reicht bis ins Mittelalter zurück. Der Begriff „Messe“ stammt aus dem frühen 12. Jahrhundert und leitet sich vom Zusammenhang mit der sakralen Messe der Kirche ab. Nach der Feier nutzten viele Gläubige jener Zeit die Möglichkeit, auf dem Marktplatz einzukaufen, der recht häufig vor dem Gotteshaus abgehalten wurde.

Basis-Entscheidungen zu Ihrem Messebau

Oft entscheiden sich Unternehmen für oder gegen einen Messeauftritt aus finanziellen, traditionellen oder Image-Gründen. Messen sind nur eines von vielen Instrumenten für die Zielerreichung Ihres Unternehmens. Überlegen Sie daher, ob eine Messe für Sie überhaupt in Frage kommt.

Vorbereitungsphase

Strategische Planung und Messebau

Überlegen Sie für die strategische Planung, wie die von Ihnen gewählte Messe Ihnen hilft Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Aus diesem Ergebnis leitet sich Ihre Messestrategie ab, die wiederum die Basis für das Messekonzept und den Messebau bildet.

Messeziele

Quantitative Messeziele

Quantitative Ziele sind im Gegensatz zu qualitativen Zielen eindeutig messbar: Verkaufs- und Vertragsabschlüsse, Besucherzahlen, Altkunden, Neukunden, Medienresonanz, Reaktionen auf Einladungen oder die Nachfrage nach Infomaterial lassen sich relativ leicht messen und aufzeichnen. Wenn Sie bereits entsprechende Daten von einem früheren Messebesuch besitzen, greifen Sie auf diese für die neue Festlegung Ihrer Ziele zurück.

Qualitative Messeziele

Qualitative Ziele sind eher schwer zu bestimmen. Darunter fallen die Erhöhung des Bekanntheitsgrades, der Imagegewinn für Ihr Unternehmen oder Ihre Marke, die Stärkung der Kundenbindung an Ihr Unternehmen, die Aufmerksamkeit durch Kommunikation und Werbung. Diese Ziele spielen für die meisten Unternehmen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, sich zu entscheiden, ob sie auf einer Messe ausstellen wollen oder nicht. Machen Sie sich aber bewusst, dass es damit alleine nicht getan ist.

Messestrategie

Diese Vorgehensweise ist an der Kommunikationsstrategie Ihres Unternehmens auszurichten und ist die Basis des zur Verfügung stehenden Budgets für Ihren Auftritt.

Messebudget

Wenn Sie eine bestimmte Messe ins Auge gefasst haben, ist es notwendig, rechtzeitig einen Budgetplan für Ihren Messebau aufzustellen, um einen Überblick über die zu erwartenden Kosten zu bekommen.

Messekonzept

Das Messekonzept beschreibt Ihre Messethemen bzw. Botschaften, die Sie auf der Messe präsentieren bzw. nach außen kommunizieren wollen. Es besteht im Allgemeinen aus folgenden Punkten:

Exponat- und Ausstellungsprogramm

Lassen Sie sich bei der Wahl Ihrer Produkte ausschließlich von zwei Dingen leiten:

Signalisieren Sie Ihren Besuchern, dass Sie – und nur Sie – die Lösung für die Probleme Ihrer Kunden haben. Wenn Sie die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Zielgruppen kennen, können Sie diese Maxime auf dieses Informationsbedürfnis abstimmen.

Events und Veranstaltungen

Buchen Sie Referenten und Moderatoren für Ihren Stand rechtzeitig und bereiten Sie sie auf Ihre Aufgaben entsprechend vor. Je fachwissenschaftlicher Ihre Präsentationen stattfinden, desto mehr Vorbereitungszeit ist notwendig.

Machen Sie sich auch bewusst, dass Ihre Besucher innerhalb von vier bis sechs Sekunden entscheiden, ob Sie der richtige Ansprechpartner für ihn sind. Ihre gesamte Präsentation muss ihm diese Antwort geben können. Reduzieren Sie daher Ihre Aussagen auf das Wesentliche und wählen Sie Ihre Produkte, Textpassagen und Bilder sehr sorgfältig aus.

POS Material für Ihren Messebau

Die Abkürzung POS steht für den englischen Begriff „Point of Sale“. Damit sind verkaufsfördernde Materialien gemeint, die der Kunde im Allgemeinen in einem bestimmten Bereich eines Geschäfts wahrnimmt. Beliebt Sind Flyer, Produktblätter oder Kataloge, da dies Informationen sind, die Sie den Besuchern mitgeben können. Unter diesen Sammelbegriff fallen aber auch größere Objekte wie Beachflags, Theken, Rollups oder Displays, die nicht zum Mitnehmen geeignet sind. Die meisten Werbeträger sind in diversen Größen erhältlich, können aber auch individuell nach Ihren Wünschen angefertigt werden.

Werbeartikel

Wenn Sie sich dafür entscheiden, bei Ihrem Messeauftritt Werbeartikel zu verschenken, stimmen Sie diese auf Ihren Messeauftritt ab, damit diese Ihre Botschaft entsprechend unterstützen. Kugelschreiber, Notizblöcke und ähnliches sind dafür wie geschaffen, sind aber nicht sonderlich innovativ oder unterhaltsam. Seien Sie kreativ und bieten etwas Neues, um Ihren Zielpersonen im Gedächtnis zu bleiben.

Standdesign

Die Präsentation Ihres Messestandes orientiert sich an dem Ziel, das Sie für die Messe anstreben. Daher ist es wichtig, darauf zu achten, den Messeauftritt einheitlich zu gestalten. Einen großen Anteil hat hier die Gestaltung des Stands, der sich dem Corporate Design des Unternehmens unterordnen muss.

Achten Sie bei der Konzipierung eines Messestands auf diese vier Zonen:

Messestände für Ihren Messeauftritt

Messestände in verschiedenen Branchen

Messestände spielen in verschiedenen Branchen wie Technologie, Gesundheitswesen, Bildung und Handel eine entscheidende Rolle. Messestände ermöglichen es Unternehmen, ihre neuesten Produkte und Innovationen vorzustellen um sich von Wettbewerbern abzuheben. Es ist wichtig, die einzigartigen Anforderungen und Ziele Ihrer Branche zu berücksichtigen. Wir von displayhersteller.de beraten Sie selbstverständlich gerne bei der Wahl eines passenden Messestandes, der auf die einzigartigen Anforderungen und Ziele ihres Sektors zugeschnitten ist.

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Messestandtypen im Überblick

Abhängig von der Lage des Messestandes auf der Messe unterscheidet man verschiedene Standtypen:

Mobile Messestände

Mobile Messestände werden als standardisiert angesehen und bieten möglicherweise nicht dasselbe Maß an Einzigartigkeit wie ein konventioneller Messestand. Jedoch ist dieses Konzept heutzutage etwas veraltet. Diese modularen Systeme, welche Flexibilität nicht nur in der Anwendung sondern auch im Design bieten, haben mittlerweile eine breite Palette von Optionen und Zubehörteilen, mit welchen Sie Ihren mobilen Messestand ebenso ansprechend und einzigartig präsentieren können.

Aus diesem Grund profitieren hiervon vor allem Unternehmen welche ihre Produkte und Dienstleistungen auf unterschiedlichen Messen und Events über einen geringen Zeitraum präsentieren möchten. Durch Ihre Einsatzbarkeit auch im Außenbereich gibt es mit mobilen Messeständen weniger Einschränkungen welche bei einem konventionellen Messestand eher auftreten können.

Auch kleinere Unternehmen profitieren von diesen Messeständen. Dank der günstigen Kosten können diese kleineren Unternehmen und Start-Ups mit geringerem Marketing-Budget sich ebenfalls von der breiten Masse abheben.

Kosten eines konventionellen Messestandes im Vergleich zu einem mobilen Messestand

In puncto Kosten- und Zeiteffizienz sind mobile Messestände den konventionellen weit voraus (siehe auch unseren Beitrag zum Thema). Konventionelle Messestände sind individuell gestaltet für die Bedürfnisse einer Veranstaltung. Mobile Messestände jedoch sind leicht wiederverwendbar, können leicht Transportiert werde und haben einen vereinfachten Auf- und Abbau. Hierdurch sparen Sie mit einem mobilen Messestand nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Auch die Anschaffung ist in der Regel kostengünstiger für einen mobilen Messestand. Hingegen können konventionelle Messestände ein einzigartigeres Design präsentieren.

Sie sind großflächiger und bieten einen höheren Grad an Individualität, was je nach Zeit, Budget und Veranstaltung einen höheren Wert haben kann.

Kostenfaktoren bei der Planung eines Messestands

Unabhängig von Größe und Art der Messe muss bei der Teilnahme mit einigen Kosten gerechnet werden:

Die Standplatzmiete ist ein großer Teil der Kosten welche für einen Messeauftritt aufkommen. Die Art und Position des Standes, sowie die Quadratmeter kommen hierbei zusammen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, vorher genau zu planen, was für den Auftritt des eigenen Unternehmens sinnvoll ist.

Der Einfluss des Messestandtyps auf die Gesamtkosten einer Messebeteiligung

Mobile Messestände eignen sich ideal um die Kosten zu reduzieren. Sie sind wiederverwendbar sodass sie auf verschiedenen Veranstaltungen mit Ihrem Auftritt überzeugen können. Die Motive sind meist leicht austauschbar und die Systeme können nach jedem Auftritt leicht in Ihr Einzelteile zerlegt werden, was garantiert, dass der Messestand in kurzer Zeit den spezifischen Anforderungen jedes Unternehmens entsprechen kann.

Sie sind nicht nur kompakter und günstiger, sie sind auch leichter zu transportieren, was die Transportkosten erheblich senkt. Von Messe zu Messe, von Veranstaltung zu Veranstaltung, die mobilen Messestände sind mit Leichtigkeit zu transportieren, oft sogar in einem regulären Pkw. Dank des leichten Auf- und Abbaus spart man ebenfalls bei der Montage dieser Messestände. Die modulare Bauweise dieser Systeme erleichtert die Flexibilität Ihres Unternehmens. Einzelne Komponenten können zwischen oder während eines laufenden Messeauftritts ohne Probleme ausgetauscht werden.

Messebau kosten effektiv senken

Um die Kosten beim Messebau zu reduzieren ist eine effektive und detaillierte Planung unverzichtbar. Mit einem mobilen Messestand werden die Kosten, bei wiederholten Auftritten, stark reduziert. Diese Systeme bieten meist einen leichten Motivaustausch und durch ihre Mobilität und Leichtigkeit sind sie einfach von einer Veranstaltung zur nächsten transportierbar.

Simplizität und Leichtigkeit sollte nicht zu Qualitätsverlust führen. Je besser die Qualität des Messestandes und der Werbeprodukte, desto langanhaltender sind Sie, was eine langzeitige Wiederverwendung garantiert. Durch eine frühzeitige Planung können unnötige Fehler vermieden werden, welche kostspielige Lösungen erfordern können. Häufig können Unternehmen beim Produzieren von Werbematerial wie Broschüren, Bannern und ähnlichen Materialien, von den Mengenrabatten profitieren. Zu guter Letzt, weniger ist mehr! Aussteller sollten auf weniger, aber dafür hochwertiges Messeequipment setzen. Ob Messestand, Werbe- und Promotionartikel oder Unternehmensbroschüren, es sollte nur so viel erstellt werden wie man benötigt.

Für mehr Informationen zu den unterschiedlichen Messeständen, können Sie auf unseren Beitrag zu diesem Thema zugreifen.

Standbetrieb auf Ihrem Messeauftritt

Technische Aspekte des Messebaus

Abhängig von Ihren Produkten und Leistungen, die Sie bei Ihrem Messeauftritt in den Vordergrund rücken wollen, spielen diese Aspekte eine mehr oder weniger wichtige Rolle:

Administrative Aspekte des Messebaus

Die Besucher einer Messe planen ihren Besuch, haben möglicherweise bereits vorher Gesprächstermine vereinbart und legen Wert darauf, mit qualifizierten Mitarbeitern Ihres Standteams zu sprechen, die ihre Fragen zu Produkten und Leistungen professionell beantworten können.

Bei der Vorbereitung ist es von Vorteil, das gesamte Team von Anfang an in die Entwicklung des Messeauftritts einzubinden. Hat der Verkauf eine Gelegenheit, an der Definition der Messeziele mitzuwirken, wird er wesentlich motivierter an seine Aufgabe während des Messeauftritts herangehen.

Kunden und Medien

Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Kundendateien und -datenbanken, um sicherzustellen, dass Sie fristgerechte Einladungen für die Messe versenden zu können, auf der Sie ausstellen.

Beginnen Sie mindestens drei Monate vor der Messe mit der Erstellung und Klassifizierung von Einladungslisten. Schicken Sie die ersten Vorankündigungen und informieren Sie die Empfänger über Ihre Anwesenheitszeiten.

Bereiten Sie für Medienvertreter eine klare Darstellung Ihrer Produkt- und Leistungsneuheiten vor, und verzichten Sie dabei auf gängige Marketing-Slogans. Überlegen Sie sich, welche Informationen für welche Medienvertreter relevant sind. Die Fachpresse ist vorrangig an technischen Details interessiert, während Tageszeitungen sich mehr auf wirtschaftliche Aspekte und die Konsumenten fokussiert. Etwa vier Wochen vor Messebeginn verschicken Sie Ihre persönlichen Einladungen, welche alle notwendigen Informationen enthalten, um Sie rasch und einfach auf der Messe zu finden.

Termine und Feinplanung

Etwa vierzehn Tage vor Messebeginn ist es Zeit, telefonisch nachzufragen und Besuchstermine zu vereinbaren. Legen Sie die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten genau fest.

Messebetriebsphase

Viele Menschen arbeiten unter herausfordernden Bedingungen auf begrenztem Raum beinahe im Ausnahmezustand. Daher ist es entscheidend, dass ein detaillierter Einsatzplan für das Personal existiert, welcher die Arbeits- und Pausenzeiten jedes Mitarbeiters genau regelt. Auch wichtige Telefonnummern für verschiedene Notfallsituationen sollten beinhaltet sein.

Messegespräche bei Ihrem Messeauftritt

Bestimmen Sie jemanden, der während der gesamten Zeit auf der Messe darauf achtet, dass niemand unbemerkt bleibt und unentschlossene, interessierte Besucher Ihres Standes anspricht. Fordern Sie Ihre Verkäufer auf, sich an die 80/20 Regel bei ihren Gesprächen zu halten. Das bedeutet:

Auch die technischen Features Ihrer Produkte interessieren den Besucher nur bedingt. Halten Sie Ihre Verkäufer an, sich Notizen während der Kundengespräche zu machen. Gerade wenn es besonders stressig auf der Messe ist und ein Gespräch dem nächsten folgt, ist dies ideal, um die täglichen Gesprächsberichte möglichst übersichtlich zu verfassen. Achten Sie darauf, dass Ihr Team möglichst effizient und rasch seine Termine abarbeitet.

Messebriefing

Machen Sie sich bewusst, dass es im Verlauf der Messezeit Höhen und Tiefen geben wird. Halten Sie aus diesem Grund täglich eine Messebesprechung ab – entweder morgens oder abends. Dieses Gespräch können Sie gleich für mehrere Dinge nutzen:

Nachbereitungsphase

Nachbereitung extern

Überprüfen Sie, welche Ihrer Zielgruppen den Messestand besucht haben und welche der eingeladenen Personen nicht erschienen sind. Passen Sie Ihre Nachbereitungsaktionen an diese Situation an.

Für Kunden und Interessenten, die erschienen sind, könnte so eine Aktion beispielsweise so aussehen:

Nachbereitung intern

Ziehen Sie nach einer bestimmten, vorher festgelegten, Zeit Bilanz. Bedenken Sie, dass es essenziell ist eine interne Nachbereitung durchzuführen, um den Erfolg des Messeauftritts Ihres Unternehmens zu bewerten.

Erstellen Sie eine Messestatistik aus den während der Messe gesammelten Daten und analysieren Sie hierzu alle verfügbaren Informationen. Untersuchen Sie auch die Medienberichterstattung über Ihren Messeauftritt. Nehmen Sie gegebenenfalls Kontakt zu den Journalisten auf und versorgen Sie sie mit zusätzlichem Informationsmaterial.

Fertigen Sie einen umfassenden Messeabschlussbericht an, inklusive Bildmaterial, welcher für die Öffentlichkeit genutzt werden kann. Ein wesentlicher Bestandteil dieses Berichts sollte die Nachkalkulation sein.

Dokumentieren Sie zudem alle geschäftlichen Aufträge, die im Zusammenhang mit Ihrer Messebeteiligung entstanden sind. Abschließend sollten Sie evaluieren, welche der gesetzten quantitativen und qualitativen Ziele Sie durch den Messeauftritt erreicht haben und welche nicht.