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So gelingt der Messebau

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Vorbereitung ist das halbe Leben. Dies ist auch und gerade im professionellen Messebau der Fall. Denn die Konzeption individueller Messestände bedarf umfassender Planung. Darüber hinaus benötigen Unternehmen die passenden Produkte und Werbemittel, um den eigenen Stand auf der Messe in Szene zu setzen.

Was ist eigentlich der Messebau?

Der Messebau umfasst grundsätzlich all diejenigen Tätigkeiten, welche sich mit dem Bau von Messeständen beschäftigen. Dazu gehören die Planung im Voraus, die Gestaltung des Messeauftritts sowie der Auf- und Abbau auf der jeweiligen Messe. Grundlegende Entscheidungen, die die Teilnahme an einer Messe bzw. den genauen Ablauf betreffen, werden idealerweise von den Verantwortlichen bereits weit im Voraus getroffen.

Für Unternehmen empfiehlt sich eine Vorbereitungszeit von mindestens einem halben Jahr, um den Messeauftritt erfolgreich planen zu können.

Den Messestand planen – die Budgetierung und Buchung der Messe

Bereits weit im Voraus ist die Planung des Budgets notwendig, welches für Messen im Allgemeinen zur Verfügung steht. Die Miete, Betriebskosten, Anschaffungs- sowie Personal- und Reisekosten gehören in den Budgetplan. Zudem ist es sinnvoll, einen gewissen Puffer einzuplanen. Der nächste Schritt beim Planen ist die Buchung der Veranstaltung.

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In den meisten Branchen und Wirtschaftszweigen finden das ganze Jahr über eine Vielzahl an Messen und Veranstaltungen statt. Unternehmen sollten den Messestand frühzeitig buchen, damit ausreichend Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Bereits bei der Buchung müssen die Größe, die Art des Standes und auch die Positionierung angegeben werden. Somit ist beim Messebau eine frühzeitige Planung unabdingbar.

Den Messestand gestalten – Tipps für die Planung

Um den Messeauftritt erfolgreich zu gestalten, sind gewisse Überlegungen im Voraus notwendig.

Die Lage und Größe

Vor allem die Größe des Messestandes ist für den Messebau und einen erfolgreichen Auftritt entscheidend. Denn Besucher und potenzielle Kunden müssen natürlich auf Ihren Stand aufmerksam werden. Steht auf Messen Firma an Firma herrscht natürlich Konkurrenz um die Aufmerksamkeit der Besucher. Klar ist Größe eine Möglichkeit aufzufallen.

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Dazu korrespondierend ist es von eminenter Bedeutung, dass die Messewand, die Messetheke und etwaige Faltdisplays mit der gebuchten Größe korrespondieren. Andernfalls wirkt der Auftritt schnell gequetscht oder zu großzügig. Darüber hinaus haben Verantwortliche bei frühzeitiger Planung die Möglichkeit, einen zentralen Platz auf dem Gelände zu buchen. Eine zentrale Positionierung bietet den Vorteil, dass das Gros der Besucher an Ihrem Stand vorbeikommt.

Die verschiedenen Standarten

Vor der Buchung ist es notwendig, dass sich die Unternehmen Gedanken über die gewünschte Stand-Art machen.

Grundsätzlich gibt es verschiedene Arten:

  • Reihenstände sind nur nach einer Seite hin offen. Alle anderen drei Seiten grenzen an andere Messestände
  • Ein Eckstand befindet sich naturgemäß in einer Ecke des Messegeländes und hat zwei offene Seiten. Lediglich die anderen beiden Seiten grenzen an die Nachbar-Stände.
  • Wer einen Kopfstand wünscht, muss die Plätze zweier benachbarter Eckstände buchen. Der Vorteil ist dann, dass drei Seiten des Messeauftritts offen sind. Lediglich auf der Seite der Rückwand sind keine Besucher zu erwarten.
  • Weitere mögliche Arten sind der Inselstand, der separat steht und somit potenziell vier offene Seiten bietet, sowie der Etagenstand. Dieser verfügt naturgemäß über mehrere Etagen.

Unternehmen müssen sich im Voraus überlegen, welche Art den eigenen Bedürfnissen am besten gerecht wird. Dies hängt stark von den individuellen Eigenarten Ihrer Firma ab.

Die räumliche Aufteilung

Bereits vor dem eigentlichen Messebau ist es entscheidend, dass Unternehmen die Aufteilung des Standes planen. Denn je nach gebuchter Größe bieten sich unterschiedliche Möglichkeiten. Je größer ein mobiler Messestand ist, desto mehr Möglichkeiten der Aufteilung gibt es. Bei großen Ständen empfiehlt sich eine Aufteilung in unterschiedliche Bereiche – ein Empfangsbereich, ein Bereich zur Vorstellung von Produkten und ein Beratungsbereich sorgen für eine sinnvolle Aufteilung mit vielen Möglichkeiten der Akquise.

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Je nach den individuellen Wünschen der Kunden können diese sich ihren präferierten Bereich auswählen. Dies erhöht das Wohlgefühl der Besucher, woraus eine längere Verweildauer resultiert. Mittelbar sorgt die richtige Aufteilung also dafür, dass die Vertriebsmitarbeiter ausreichend Zeit haben, um die neuen Kunden zu akquirieren.

Das Design

Für den Messebau ist es zudem wichtig, dass das Messebau-Design stimmig ist. Mit Hilfe von individuellen Werbebannern, Messeböden, Kundenstoppern, Beachflags und vielem mehr geben Sie Ihrem Auftritt Ihre Corporate Identity und können sich von Mitbewerben und anderen Messeständen abheben.

Das Design verfolgt zuvorderst einen Zweck: Besucher und potenzielle Kunden müssen auf den eigenen Stand aufmerksam gemacht werden.

Kommunikation und Werbung für den Messeauftritt

Wenn Unternehmen den eigenen Messestand planen, denken die Verantwortlichen zunächst an die Messetheke, den Messeboden oder das Displaysystem. Beim Planen reicht dies allerdings bei Weitem nicht aus.

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Ernsthafte Gedanken sollte man sich dazu machen, wie Besucher zu ihrem Stand kommen und warum. Da auch die Konkurrenz nicht schläft, sollten Messeaussteller Kommunikationsmaßnahmen und Werbemittel einplanen, mit deren Hilfe Aufmerksamkeit generiert wird.

Die unterschiedlichen Kommunikationszonen

Idealtypisch weist ein Messestand vier verschiedene Zonen auf. Die Umgebungszone des Standes eignet sich für das Aufstellen von Werbeständern oder das direkte Ansprechen von Kunden.

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Ein mobiler Messestand weist zudem eine Präsentationszone auf. Dort präsentieren Mitarbeiter die Produkte des eigenen Unternehmens. Mit Hilfe von einem Deckenhänger über der Zone ist es möglich, auf eine Produktvorstellung aufmerksam zu machen. Auch Banner eignen sich dafür. In der Kommunikationszone finden die Gespräche mit den Kunden statt.

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Beim Standbau ist es wichtig, die Kommunikationszone komfortabel und ausreichend groß zu gestalten. Denn der Komfort ist entscheidend für die Qualität der Gespräche. Die kleinste Zone beim Standbau ist der Backup-Bereich. Dieser dient den Vertriebsmitarbeitern als Rückzugsort, um die Garderobe abzulegen und Verpflegung aufzubewahren.

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Um den Messestand dementsprechend zu gestalten, können zum Beispiel eine Messewand, ein Banner oder Displays als Sichtschutz dienen. Dahinter befindet sich dann die Back-Up Zone, in welche sich Mitarbeiter kurzzeitig zurückziehen können.

Unterschiedliche Werbemittel

Bei der professionellen Gestaltung eines Messestands, sollten sie Werbemittel einplanen. Denn ohne Aufmerksamkeit gelingt die Akquise von Neukunden nur selten. Ein Deckenhänger ermöglicht es zum Beispiel, die eigene Botschaft auch Besuchern in weiter Ferne zu übermitteln. Zudem können Aussteller Werbeständer auf dem Messegelände verteilen, um auf sich aufmerksam zu machen.

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Auch Werbefahnen eignen sich par excellence, um Besucher zu sich zu lotsen. Kreative Nachrichten und ein buntes, auffälliges Design erhöhen die Wirkung. Zuletzt sind Give-Aways, die zu Ihrem Unternehmen passen, eine gute Möglichkeit auf der gesamten Messe Kunden an Ihren Stand zu holen und Besuchern zu Hause im Kopf zu bleiben.

Das Messebriefing

Durch gut geplanten Messebau, ist der Großteil der Arbeit geschafft. Darüber hinaus ist es erforderlich, einen Verantwortlichen für die Veranstaltung zu bestimmen. Denn selbst der schönste Auftritt bleibt weit hinter seinen Möglichkeiten, wenn der Ablauf der Tage nicht organisiert und strukturiert wird. Dafür eignet sich ein Messebriefing, welches der Verantwortliche vor dem Beginn der Messe den Mitarbeitern vorstellt.

Ein Einsatzplan und das Briefing des Personals sind zwingende Bestandteile. Denn Einsatzzeiten und Pausen sollten so geplant sein, dass der Messestand zu jedem Zeitpunkt besetzt ist.

Darüber hinaus ist es sinnvoll, die Vertriebsmitarbeiter über die Interessen und Beweggründe der Besucher zu informieren, sodass die Gespräche kundenorientiert erfolgen. Wenn Sie beim Messebau all diejenigen Planungspunkte berücksichtigen, steht einem erfolgreichen Messeauftritt nichts mehr im Wege.