Checklisten zur Messevorbereitung: Planen Sie Ihren Auftritt strukturiert

Auf dieser Seite finden Sie eine Auswahl nützlicher Checklisten, die Ihnen bei Ihrem ersten Messeauftritt helfen können. In der Regel erhalten Sie aber vom Messeveranstalter detaillierte Checklisten, die Ihnen das Vorbereiten erleichtern. Unseren ausführlichen Messeratgeber mit vielen weiteren Information, finden Sie als PDF hier.

Messeplanung

Frühzeitige und detaillierte Planung sind ausschlaggebend für einen erfolgreichen Messeauftritt. Einige Punkte lassen sich schon sehr früh festlegen, andere jedoch erst relativ kurzfristig. Im nachfolgenden einige wichtige Punkte, zeitlich gegliedert.

Bis zwölf Monate vor Messebeginn

☐  Interne Koordination in die Wege leiten

☐  Messeziele festlegen

☐  Produkte / Dienstleistungen für Messebeginn prüfen

☐  Verantwortlichen für die Messe ernennen

☐  Kostenerwartung evaluieren

Bis neun Monate vor Messebeginn

☐ Ausstellungsbedingungen bzw. -unterlagen anfordern

☐ Standgröße und Bestückung definieren (z.B. Messetheke, Roll Up etc.)

☐ Anmeldung/Zuteilung für die Messe bearbeiten

☐ Entsprechende Exponate für den Stand auswählen

☐ Messestand planen

Bis sechs Monate vor Messebeginn

☐  Messebaufirma auswählen

☐   Außenwerbung bzw. Werbegeschenke gestalten

☐   Messekatalog-Eintrag in Auftrag geben

☐   Begleitende Werbemaßnahmen festlegen

☐   Externe Mitarbeiter anheuern

Bis drei Monate vor Messebeginn

☐   Kataloge, Prospekte, Flyer etc. in Auftrag geben

☐   Kommunikationsleitungen / Strom / Wasser anfordern

☐   Einladungen an Kunden verschicken

☐   Erstes Briefing des Standteams abhalten

☐   Presse- und Medienarbeit erledigen

Messebeginn

☐   Arbeit der Messebaufirma abnehmen

☐   Besucherbefragungen durchführen

☐   Erfolgskontrollen durchführen

☐   Mitbewerber beobachten

Messeende

☐   Abbau und Rücktransport überwachen

☐   Analysieren, wieviel Prozent der Ziele erreicht wurden

☐   Messeberichte und Kundenkontakte nachbearbeiten

☐   ROI feststellen

☐   Abschlussbericht/Dokumentation verfassen

Messeziel

Klar definierte Messeziele sind das A und O einer guten Messevorbereitung, je klarer formuliert desto schneller und effizienter die Planung. Im nachfolgenden einige mögliche Zielsetzungen.

Gründe für die Messebeteiligung

☐   Neue Märkte kennenlernen bzw. erschließen

☐   Konkurrenzfähigkeit überprüfen

☐   Kooperationen anbahnen

☐   Entwicklungstrends erkennen

☐   Wettbewerber kennenlernen

Kommunikation

☐   Anzahl der Kontakte ausbauen

☐   Neue Kundengruppen kennenlernen

☐   Bekanntheit bei den Zielgruppen steigern

☐   Pflege der bestehenden Kontakte

Preise und Konditionen

☐   Mit überzeugenden Serviceleistungen auftreten

☐   Spielräume bei Preisen ausloten

Distribution

☐   Verkaufserfolg anstreben

☐   Vertriebsnetz ausbauen

Produkte / Leistungen

☐   Neue Produkte bzw. Leistungen vorstellen

☐   Weiterentwicklungen von Produkten vorstellen

☐   Akzeptanz eines Produkts / einer Leistung testen

Messestand

Die optimale Präsentation von Messeständen orientiert sich an dem Ziel, das man für die Messe anstrebt. Daher ist es wichtig, darauf zu achten, den Messeauftritt einheitlich zu gestalten.

Angebot

☐   Produkte / Leistungen präsentieren

☐   Spezielle Neuheiten vorstellen

☐   Informationen, Werbegeschenke und Give-Aways verteilen

Botschaft

☐   Know-How des Unternehmens zeigen

☐   Exklusivität bzw. Qualität der Produkte / Leistungen vorstellen

☐   Image des Unternehmens / der Marke verbessern

Standkonzept

☐   Standgröße entscheiden

☐   Standtyp aussuchen (z.B. eine oder mehrere Messewände?)

☐   Stand-Infrastruktur (Elektronik, Wasser, etc.) planen

☐   Passendes Mobiliar (z.B. Messetheken) beschaffen

☐   Standauf- und abbau organisieren

Platzierung

☐   Hallenlage und -größe berücksichtigen

☐   Branchenumfeld einbeziehen

☐   Besucherlenkung in der Halle prüfen

Standgestaltung

☐   Neuheiten in den Vordergrund stellen

☐   Anziehungspunkte schaffen / auf  wesentliches beschränken

☐   Stand schon aus der Entfernung gut sichtbar machen

☐   Optik mit der CI des Unternehmens schaffen

☐   Mobiliar und Inventar an den Stand anpassen

Atkionen

☐   Produktpräsentationen bzw. Videos erstellen

☐   Wettbewerbe bzw. Verlosungen vorbereiten

☐   Gespräche mit Talkmaster / Show-Einlagen vorbereiten